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(Ao abrigo do POCAL Dec. Lei # 54A/ 99 de 22 de Fevereiro)

Serve este documento para estabelecer de forma eficiente uma gestão económica eficaz e transparente enumerando as diferentes normas de um regulamento de conduta funcional ligadas a boa gestão dos fundos públicos administrados por esta Junta de Freguesia de Covões, obedecendo assim a lei em vigor publicada no POCAL – Plano Oficial de Contas das Autarquias Locais que veio uniformizar a contabilidade das Juntas de freguesia com os demais serviços públicos, sujeitos à lei do enquadramento do Orçamento do Estado.
O primeiro procedimento a assumir pela Junta foi a realização de um inventário do património existente e que pertença exclusivamente a Freguesia de Covões ou que seja da sua competente gestão, para tal está a decorrer um arrolamento dos Bens e dos imóveis Corpóreos e incorpóreos efectivamente existente e legalmente escriturados em nome da Junta de Freguesia, que seguidamente serão catalogados e marcados por meio de etiquetas identificadoras, e finalmente será feita uma atribuição de valor em Euros e correspondente aplicação de taxas de desvalorização segundo a Lei em vigor.
Fica definida a seguinte classificação orgânica da gestão que fará a separação estrutural das secções sob a responsabilidade do Executivo e demais departamentos criados na Junta de Freguesia de Covões de cuja acção dependem todos os serviços prestados pela autarquia, esta classificação tem os seguintes códigos identificativos dos departamentos: 01- Administração; 01.01 - Órgãos da Autarquia; 02 - Departamento Administrativo e Financeiro; 03 – Departamento de Obras e manutenção; 04 Departamento de Desenvolvimento Social; 04.01 Educação e Acção Social; 04.02 Cultura, Desporto e Tempos Livres; 05 – Divisão de Planeamento; 05.01 Estudos e Projectos; 06 – Divisão de Marketing Institucional; 06.01 Comunicação social.
A seguir fica aprovado a aceitação da realização de actas das reuniões do executivo por meio informático e consequente arquivamento do respectivo suporta em papel o qual terá valor legal após a sua validação pelos signatários, assim como a elaboração de todos os documento provisionais adequados e necessários a uma aplicação dos requisitos instituídos por este documento de gestão.
Define-se como critérios de boa e correcta gestão a realização do registo completo das seguintes alíneas: Registo da data, codificação Económica, identificação das entidades processadas, catalogação e registo da identificação dos recibos e ou outros documentos aprovados legalmente.
Criação de uma base de dados anual com o registo do fluxo de caixa, que servirá para a formulação de tabelas de controlo de gestão e execução financeira, pela visualização separada e classificada de acordo com as diferentes: Entidades,, Rubricas, orçamentais, de Receita e Despesa, classificações de documentos comprovativos de despesa, entre outras que se julguem necessários.
Fica definido como sistema regulador da disponibilidade os diferentes extractos bancários da Caixa Geral de Depósitos de Cantanhede que regula a entrada e saída de verbas vindas do FFF.- Fundo de Financiamento das freguesias e outras entidades da Administração Central. Também da Caixa de Crédito Agrícola Mútuo de Cantanhede e Mira, que faz a amostragem da entrada de verbas provenientes por transferencia corrente da Câmara Municipal de Cantanhede, das diversas entidades da Administração Central ( via CGD ) e finalmente os pagamentos realizados para a execução dos Plano Plurianual de Investimentos e outras despesas decorrentes da gestão e funcionamento da Junta de Freguesia.
Fica definido pelo presente documento normativo que a Junta de Freguesia não dispõe de Bens ou Existências que possam ser compradas ou comercializadas no sentido de gerar receitas comerciais directas sujeitas a tributação de IVA à taxa legal. Poderá sim estabelecer protocolos pontuais e limitados no sentido de fornecer serviços a terceiros na construção e aplicação de material necessários à realização de trabalhos na via pública ou acessos às propriedades que se confrontem com o domínio público e quando se considere uma obra de manifesta melhoria dos espaços e vias públicas legalmente definidas.
Todos os pagamentos de valor igual ou superior à 100,oo € serão obrigatóriamente feitos pela emissão de correspondente cheque sobre a CCAM – de Covões. Em relação aos montantes de valor inferior, estes podem ser realizados em espécies a partir de um fundo maneio próprio mas carece sempre de autorização expressa em reunião do Executivo ficando claramente registado nas actas das reuniões de forma visível. Este fundo de maneio é constituído por dinheiro em espécie obtido da recolha das taxas relativas aos atestados e certidões legalmente emitidas, o seu valor máximo será de 300,oo € mensais.
Fica definido como procedimento normal de gestão de despesa que o Executivo poderá assumir compromissos de divida resultante do fornecimento de Bens e serviços necessários e essenciais a realização de Obras e trabalhos aprovados pela Assembleia de Freguesia, pelo Plano Plurianual de Investimentos ou em casos de emergência para atender a uma situação premente ou inadiável que venha a suceder.
Todo e qualquer debito existente só poderá ser pago se existir provimento financeiro, para isso a entidade será informada do prazo de pagamento que deverá não ultrapassar os noventa dias.
Quando se realiza um pagamento o executivo, para além das normas anteriores, deverá verificar antecipadamente o cabimento efectivo do valor da despesa no orçamento aprovado para o ano económico corrente, assim como deverá fazer o seu registo na acta da reunião onde tal decisão foi emitida. Finalmente, após o recebimento do documento legal de liquidação deverá proceder-se ao seu registo na contabilidade da Junta e o seu correspondente arquivamento em pasta própria devidamente identificada segundo a rúbrica orçamental préviamente definida.
Fica estabelecido o seguinte manual de Bom Procedimento para executar a emissão dos diversos documentos que podem ser certificados legalmente pela Junta de Freguesia de Covões e a respectiva cobrança da taxa aprovada em sede da Assembleia de freguesia:
Todo e qualquer: Atestado; Prova de Vida; Certificação de documentos ou pedido para emissão de licenças que a Junta possa legalmente executar e validar, deverão ser apresentados pelo interessado ao funcionário da Junta de forma clara e completa, depois do recebimento o funcionário deverá verificar a validade da pretensão ou a autenticidade do documento, após o qual fará a sua aceitação, solicitando seguidamente ao requerente todos os documentos complementares necessários a emissão do documento solicitado a Junta, seguidamente é elaborado o documento e registado em livro próprio o valor da respectiva taxa a cobrar ao proponente, o documento fica na posse no serviço de expediente da Junta para ser analisado pelo presidente da Junta ou por aquele que tenha esta função legalmente delegada, após a verificação da autenticidade da pretensão o Presidente da Junta fará a respectiva validação do documento pela aposição do Selo Branco da Junta de Freguesia em conjunto integral com a sua assinatura conforme o Bilhete de Identidade, finalmente após o documento legalmente validado será entregue ao interessado após a boa cobrança da respectiva taxa.
Para se completar o procedimento anterior todas as receitas obtidas do conjunto de acções realizadas na emissão ou certificação de documentos ou licenças deverão mensalmente ser processadas na contabilidade sendo registadas nas respectivas rubricas de receitas aprovadas no orçamento do ano económico em curso.
A celebração dos Protocolos para apoio à Acção Sócio – Cultural, Desportiva, e de Recreio entre a Junta de Freguesia e as diferentes Associações existentes na Freguesia, deverão ser o resultado de um processo de avaliação ponderada de candidaturas devidamente elaboradas em impresso próprio à fornecer pelo Executivo e baseado no Regulamento já anteriormente aprovado que é estruturado em critérios claros e adequados a realidade da verdadeira implantação e acção das 13 (treze) Associações existentes na nossa Freguesia e as condicionantes financeiras impostas pela situação orçamental aprovada para cada ano económico. A primeira fase de aplicação dos critérios do Protocolo anual será enviar durante o mês de Janeiro de cada ano as diferentes fichas de candidatura assim como o regulamento de instrução das mesmas, seguidamente ao serem devolvidas cada uma das fichas será analisada para verificar as omissões e os montantes inscritos, posteriormente será atribuído um valor global de apoio assim como a forma de pagamento do mesmo tendo em conta os interesses da Junta e a disponibilidade financeira do momento, Faz-se a redacção escrita do protocolo onde constará a identificação das entidades envolvidas assim como o montante aprovado e o calendário de execução, será sempre notificada a associação a ser apoiada que deverá completar os dados em falta assim como será claramente avisada das consequências do não cumprimento do acordo estabelecido. Finalmente serão entregues as verbas os materiais em valor idêntico tendo sempre a associação de fazer prova do seu cumprimento e aplicação.
A Celebração de Protocolos para o pagamento de serviços prestados à Junta de freguesia por entidades de utilidade pública ou Organismos legalmente constituídos sem Fins lucrativos terá de obedecer aos seguintes critérios de execução e gestão semelhantes aos protocolos acima descritos, mas deverão ter um valor equivalente a um contrato comercial e ao cumprimento estrito da Lei em vigor.
Finalmente este documento foi aprovado pelo executivo em reunião própria de 22 de Fevereiro de 2003, tendo efeitos imediatos após a sua ratificação pela Assembleia de Freguesia (AF), fica desde já acautelada a necessidade das possíveis alterações ou a criação de adendas que só terão valor legal após a sua aprovação pelo executivo e respectiva ratificação pela AF.

O Executivo:
A Assembleia de Freguesia:

Camara Mun Cantanhede

Última actualização:
21 de Dezembro de 2008

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